ご利用の流れ

ご利用の手引き

  • ※ この利用案内は平成26年1月に改定されたものです。
    内容等に関しましては、予告なく変更する場合がありますので、ご了承ください。

利用日および利用時間

  • 1.利用日
    1月4日から12月28日まで。
    • ※ただし、施設・設備の保守点検等のため利用日であっても利用できないことがあります。
  • 2.利用時間
    9:00〜21:00まで。下表の時間区分を基本としております。
    利用時間区分 午前 (09:00〜12:00)
    午後 (13:00〜17:00)
    夜間 (18:00〜21:00)
    午前+午後 (09:00〜17:00)
    午後+夜間 (13:00〜21:00)
    終日 (09:00〜21:00)
    利用時間以外の時間帯も時間外として利用いただける場合がありますが、事前にご相談ください。
    • ※周辺が住宅地のため、22:00〜翌朝7:00の搬入出作業はできません。

利用申し込み

  • 1.受付開始日
    受付開始日 利用目的および利用施設
    随時 国際会議・全国大会などでホールを含む利用
    利用開始日の15ヶ月前 コンベンションホール・イベントホール【全面利用】、
    レセプションホール
    利用開始日の12ヶ月前 展示ホール、301・405・407会議室
    利用開始日の 3ヶ月前 コンベンションホール・イベントホール【1/2利用】、
    401・402・403・404・406会議室
    • ※上記以外の会場については別途ご相談ください。
    • ※控室の利用は上記の会場との併用に限ります。受付時期は併用会場に準拠します。
  • 2.施設利用申し込み手続き

    施設の利用ご希望の方は、お電話でのお問合せまたはご来館いただき、所定の『施設利用打合せ表』に必要事項をご記入の上、下記までお申し込みください。ご提出いただいた後、必要に応じて利用内容の照会、主催者に関する資料および利用計画書等のご提出をお願いすることがあります。なお、お申し込みは催事の主催者に限らせていただきます。

    申込先 岡山コンベンションセンター 業務部予約課
    〒700-0024 岡山市北区駅元町14番1号
    TEL.086-214-1000  FAX.086-214-3600
  • 3.申し込み受付日時
    9:00〜17:00まで(休館日除く)。

利用の制限

次の事項に該当する場合、ご利用をお断りすることがあります。
  1. 利用申し込みの際の届出事項に、虚偽の記載があるとき
  2. 公の秩序または善良なる風俗を害するおそれがあると認められるとき
  3. 施設または設備・備品の損傷・汚損のおそれがあると認められるとき
  4. 催事の性質が、周辺地域の静穏を乱すおそれがあると認められるとき
  5. 集団的または常習的に暴力的不法行為を行うおそれがある組織の利益になると認められるとき
  6. 他の利用者・入館者に危害もしくは迷惑をおよぼすおそれがあると認められるとき
  7. 岡山コンベンションセンター条例および条例施行規則の各条項に違反するとき
  8. その他施設の管理運営上支障があると認められるとき

利用料金

【利用料金表】をご参照ください。料飲料金についてはお問合せください。

利用料金のお支払い

  • 1.施設利用料金(室料)

    施設利用料金(室料)については次のとおり前納とさせていただきます。支払期限に合わせて、利用者宛に『請求書』を送付いたしますので、期日までにお支払いください。
    期日までに入金確認ができない場合、ご利用をお断りする場合がございます。

    利用施設 申込時 利用日の1ヶ月前まで
    コンベンションホール・イベントホール【全面利用】、
    レセプションホール、展示ホール
    100%又は50% 残金
    201・301・302・405・407会議室 100% -
    コンベンションホール・イベントホール【1/2利用】
    401・402・403・404・406会議室・その他会場
  • 2.その他(付帯設備・備品、料飲等)利用料金

    催事終了後に『請求書』を送付いたしますので、期日までにお支払いください。
    ただし、当館が必要と認めたときは、その全額を利用開始日前の当社指定期日までに前納していただきます。ご利用当日のお支払いも可能です。

    • ※お振込の場合、振込手数料は利用者様にてご負担願います。

利用承認

  • 1.施設利用承認書
    ご利用の承認は『施設利用承認書』の発行をもって行います。『施設利用承認書』は、『施設利用申込書』への申込者の社印(団体印)を押印の上ご提出、および施設利用料金のご入金をもって有効とさせていただきます。
  • 2.ご利用当日
    ご利用当日は利用者認証のため『施設利用承認書』を2F受付までお持ちください。受付で認証後、ご利用施設を開錠いたします。

利用承認の取消し

次の事項に該当する場合、利用承認の取消しや、利用中においてもご利用の停止をさせていただくことがあります。

  1. 前項の『3. 利用の制限』に該当すると認められたとき
  2. 利用を承認された内容と異なる内容で催事を行ったとき
  3. 利用を承認された施設以外の場所で作業または催事行為を行ったとき
  4. ご利用に際して、当館が定める規則等を遵守しなかったとき
  5. ご利用に際して、法令に定める関係官庁への届出を怠ったとき
  6. 指定期日までに施設利用料金等の入金確認がとれなかったとき
  7. 災害その他不可抗力によって、施設等の利用ができなくなったとき
  8. 施設の管理運営上、やむを得ない事由が生じたとき

利用の変更および取消し(利用者都合)

お申し込み内容に変更が生じた場合は、速やかに当館担当者へお申し出の上、新たに承認を受けてください。
変更の内容によっては取消し扱いとさせていただく場合がございます。また取消しの場合は次の通り『取消し料』を申し受けます。

利用施設 発生時期 15ヶ月前 12ヶ月前 6ヶ月前 3ヶ月前 1ヶ月前 催事当日
コンベンションホール【全面】 申込時 10% 30% 50% 50% 100% 100%
イベントホール【全面】
レセプションホール
展示ホール、301・405・407会議室 申込時 - 10% 30% 50% 100% 100%
コンベンションホール【1/2】 申込時 - - - 50% 100% 100%
イベントホール【1/2】
201・302・401・402・403・
404・406会議室、その他会場
  • ※ご利用日の変更については、一つの利用承認につき一回限り変更可能ですが、他のご利用に支障がない場合に承認されます。
  • ※申込時とは、当社が申込者から催事の開催を口頭または書面にてご連絡いただき当社がこれを承諾したときといたします。

施設下見・打合せ

  • 1.施設下見
    ご利用前に施設の下見をご希望の方は、事前に必ずお申し込みの上ご来館ください。事前のお申し込みがなくご来館された場合、ご希望の施設をご案内できないことがあります。
    ※施設を利用中の場合には、ご案内できません。
  • 2.事前打合せ

    ・ホールに関しては、利用開始日の1ヶ月前を目安に事前打合せをさせていただきます。
    ・その他の会場に関しては、利用開始日の2週間前を目安に事前打合せをさせていただきます。

    事前打合せまでに、次の書類をご準備ください。

    • 催事に関する進行表・プログラム(本番スケジュールのわかるもの)
    • 会場レイアウトに関する図面および演出(照明・音響等)に関する仕込み図
    • 搬入出計画書(車両仕様・台数、スケジュール等)
    • その他当館打合せ担当者より指定する資料

ご利用に関する注意事項

  1. 1Fカフェの一部を除き館内は禁煙です。指定場所以外での喫煙は、固くお断りします。
  2. 館内の壁面、扉部およびガラスへの直接貼付は一切できません。粘着性の弱いセロハンテープ等も使用できません。ただし金属部へのマグネット類を使用した掲示は可能です。
  3. 401・402・403・404・406会議室および控室は、利用終了後原状復帰してください。
  4. お持ち込みになりましたゴミは、利用者にて処理願います。ただし利用施設内のゴミ箱に収まる分量については当館にて処理いたします。
  5. 許可のない火気使用および危険物の持ち込みはできません。
  6. 当館の許可のない寄付金募集、物品販売、商品・行事の宣伝等およびその他これらに類する行為を行うことはお断りします。
  7. 当館の敷地内での撮影行為は事前のお申し込みが必要です。ただし施設の運営管理上、支障があると認められるときは、お断りする場合があります。
  8. ロビー、ホワイエ等の共用部分は、原則として受付およびそれに準ずる内容のご利用に限定しております。その他の用途でのご利用は当館打合せ担当者へご相談ください。
  9. ご利用当日の当館スタッフへのご連絡は、館内各所の内線電話をご利用ください。

搬入出について

催事に関する物品の搬入出については、当館1F北側の搬入出口(トラックヤード)をご利用ください。高さ制限は3.8mです。ただしこのスペースはすべてのご利用者の共有スペースですので、運搬車両の留め置きはできません。荷物の積み降ろし作業が終了した車両は、速やかに移動してください。当館敷地内に大型車両の待機スペースはありません。近隣の有料駐車場をご案内いたします。高さ2.1m以下の車両については、地下駐車場(有料)をご利用ください。

荷物の受発送について

  • 1.荷物の受け取りについて

    当館に荷物を送付される場合は、事前に必ずお申し出の上、次の条件にて到着時間指定便でお送りください。
    事前のお申し出がなく荷物が到着した場合、お受けできないことがあります。

    • 利用開始が午前からの場合は、前日の夕方指定にて
    • 利用開始が午後からの場合は、当日の午前指定にて
    • ※個数やサイズによっては、利用開始時間の前から保管場所を有料にてお借りいただく場合があります。
  • 2.荷物の発送について

    当館指定運搬業者にてお受けいたします(元払・着払)。発送料金は備品等事後精算分と合わせてご請求、または当日のお支払いも可能です。利用者にて直接手配される場合は、利用時間内に集荷・発送願います。

    • ※催事終了当日の集荷に間に合わず、当館での保管が必要となった場合は、個数やサイズによって保管場所を有料にてお借りいただく場合があります。

地下駐車場について

  ママカリパーキング リットパーキング
台  数 260台 270台
営業時間 24時間
定休日 なし
料  金 ¥150/30分
昼間  7:30〜 22:00 最大料金¥1,500
夜間 22:00〜翌7:30 最大料金¥1,000
利用可能な車両 高さ2.1m以下  幅2.0m以下 長さ5.0m以下
※障害者用駐車スペースもございます。
  • ママカリパーキング…B1F・B2Fともに中央エレベーター付近1台、南エレベーター付近1台
  • リットパーキング……B1Fに5台、B2Fに4台

その他サービス

  1. カラー・モノクロコピー機は1F OAコーナーにございます。(有料)
  2. 公衆電話は1Fおよび2F、FAX(送信専用)については2Fにございます。(有料)
  3. 飲料の自動販売機は2F・3F・4Fにございます。煙草の自動販売機はございません。
  4. 1Fにカフェがございます。軽食もご用意しております。
  5. コインロッカーは1Fカフェ内にございます。
  6. 車いすの貸出を行っております。ご利用の場合は2F受付にお申し付けください。

利用者の責務

利用者は、次の事項を遵守してください。

  1. 利用者は利用施設等を善良なる管理者の注意をもって管理してください。
  2. 当館が定める規則を遵守し、承認された施設利用承認書の内容にしたがって、誠実に催事を開催してください。
  3. 施設利用に関する法令に定められた関係官庁への届出および許可申請については、利用者から行ってください。
  4. 利用中の各施設の管理、秩序維持、来館者の管理・案内誘導および盗難事故防止等は、利用者が責任を持って行ってください。
  5. 施設利用中(準備・撤去を含む)に発生した事故については、利用者のみならず、関係業者や来場者の行為であっても、すべて利用者の責任になりますので、事故防止には万全を期してください。
  6. 施設内の催事において、多数の来場者が予想される場合、または他の催事等の開催に支障をおよぼすおそれがあると当館が認める場合は、当館または主催者が警備会社を手配する等、万全の警備体制および来場者(車両)整理・誘導体制を敷くこととし、その費用は利用者の負担とさせていただきます。
  7. 不時の災害や事故に備え、ご利用前に非常口、設備の定員、避難誘導方法、消火器の位置等を、必ずご確認ください。
  8. 利用承認を取り消された場合は、速やかに原状回復してください。
  9. 施設利用にかかわる電話工事・清掃は、当社指定業者にて行ってください。
  10. 衛生管理の観点から主催者手配の飲食物の持ち込みは禁止です。ケータリング手配(お弁当、料飲関係)については、必ず事前にご相談ください。
  11. 物品の販売、宣伝等の営利行為については、他の利用者に迷惑がかからないよう、必ず事前にご相談ください。
  12. 施設の管理運営上必要があるときは、当館の職員等が利用中の会場に立ち入ることがありますのでご了承ください。
  13. 当館が必要に応じ随時連絡がとれるよう連絡先を明らかにしてください。
  14. 緊急時には当館の指示に従って、来場者の安全確保を行ってください。

損害賠償および免責

利用者が施設および設備・備品あるいはその管理運営等に損害を与えた場合は、損害に係る費用を弁償していただきます。また利用者が施設利用規則および施設利用に関する当館との打合せ・協議事項に違反し、その損害が発生した場合にも、損害額を弁償していただきます。施設等の利用に伴う人身事故および物品・展示品の盗難・破損事故および天災・台風・降雪・落雷その他部外者による暴動など当社の責めによらない原因により生じた損害は、すべて免責とさせていただきます。